Die Herausforderungen des Human-Resource-Managements (HRM) gehören zu den Aufgabenbereichen, die in vielen Unternehmen noch Optimierungsbedarf haben. Die Tätigkeiten der HR-Abteilung betreffen nahezu sämtliche Personalbereiche und reichen von der Talentbeschaffung über die Personalentwicklung bis zum Arbeitszeugnis. Die Verknüpfung der HR-Abteilung mit zahlreichen weiteren betrieblichen Abteilungen führt häufig dazu, dass das Human-Resource-Management von seinen Kernaufgaben abgelenkt wird. Dies wirft die Frage auf, wie sich die Prozesse der HR-Aufgaben optimieren lassen. Einen wichtigen Beitrag hierzu können Softwarelösungen leisten.

Human-Resource-Management und seine Herausforderungen

Die HR-Abteilung ist ein vielseitiger und mit vielen weiteren Unternehmensbereichen verknüpfter Bereich. Maßnahmen zur Optimierung der Prozesse kommen zwar in vielen Firmen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Einsatz. Doch ist die Prozessoptimierung gerade im Hinblick auf Human-Resource-Aufgaben in den meisten Unternehmen nur spärlich vorhanden. Eine Ursache ist die Komplexität und weitreichende Verzahnung der HR-Tätigkeiten. Dabei sind viele Herausforderungen der HR-Abteilung wiederkehrende Aufgaben, die von Optimierung oder Softwareunterstützung profitieren können.

Schwerfällige HR-Prozesse können eine Belastung für die Betriebsabläufe und für die Kernaufgaben der eigentlichen HR-Abteilung sein. Statt sich auf wesentliche Bereiche wie die Rekrutierung von Talenten oder die Personalentwicklung zu konzentrieren zu können, ist das HRM oft mit wiederholten Support- und Routinetätigkeiten beschäftigt.

Optimierbare Abläufe im HR-Bereich

Das Prozessmanagement umfasst die Optimierung der Planung, Organisation und Kontrolle der firmeninternen Wertschöpfungskette. Die Human Resources zeigen in jenen Bereichen Optimierungsspielraum, wo regelmäßig und wiederkehrend ähnliche Tätigkeiten und Informationen erforderlich sind. Dies umfasst etwa

• Formate, Normen oder Formular-Vorlagen
• wiederholte Fragen aus angrenzenden Firmenabteilungen
• Gesprächskoordination mit Bewerbern und Mitarbeitern
• die Erstellung von Arbeitszeugnissen

Einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung leistet etwa die Digitalisierung von Dokumenten und Akten. Auch bei wiederkehrenden und ähnlichen Fragen aus verschiedenen Unternehmensabteilungen findet sich Spielraum für Prozessoptimierung. Die Anforderungen vieler Aufgaben kehren stets wieder, beispielsweise bei Einladungen oder bei der Gesprächsführung mit Bewerbern und Mitarbeitern. Softwarelösungen versprechen bei solchen Herausforderungen eine Beschleunigung der Abläufe und tragen durch ihre Aktualität zu Rechtssicherheit bei.

Die Erstellung des Arbeitszeugnisses: eine optimierbare HRM-Aufgabe

Jeder Mitarbeiter hat nach Abschluss eines Arbeitsverhältnisses ein Recht auf ein rechtlich einwandfreies Arbeitszeugnis. Die Erstellung von präzisen Arbeitszeugnissen ist daher Aufgabe jeder Firma, die Mitarbeiter beschäftigt. Die Herausforderung ist aufgrund der strikten juristischen Anforderungen anspruchsvoll und oft zeitraubend. Exakte Richtlinien zu Aufbau und Inhalt werden vom Arbeitsrecht vorgegeben und können schon bei kleiner Abweichung vom Arbeitnehmer beanstandet werden. So ist hinsichtlich der Gestaltung eine bestimmte Struktur einzuhalten. Zu unterschieden sind einfache und qualifizierte Arbeitszeugnisse. Ersteres entspricht einem einfachen Nachweis der Tätigkeit, das qualifizierte Zeugnis erfordert jedoch exakte Angaben zu Tätigkeiten, Leistung und Sozialkompetenz. Zudem besteht eine gesetzliche Wohlwollenspflicht seitens des Arbeitgebers. Entlassene Arbeitnehmer sind also nicht nur angemessen sondern auch wohlwollend zu bewerten, was bestimmte Formulierungen ausschließt.

Zunächst sind im Briefkopf lückenlose Angaben zum Arbeitgeber zu machen, worauf die vollständigen Daten des Arbeitnehmers folgen. Daran schließt die genaue Beschreibung der Tätigkeiten und Nebentätigkeiten an. Ebenso ist die Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers, ausgehend vom Antritt der Stelle anzugeben. Größte Herausforderung ist die Leistungsbeurteilung. Diese umfasst Kriterien wie fachliche Fähigkeiten, Arbeitsmotivation und Arbeitsweise. Auch spezielle Fertigkeiten und zusätzliche Kompetenzen sind hier zu erwähnen. Die Leistungsbeurteilung endet mit einem zusammenfassenden Schluss. Im Anschluss wird die Sozialkompetenz des ausscheidenden Mitarbeiters beurteilt, darunter das Verhalten gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Vorgesetzten. Auch die Gründe für das Ausscheiden aus dem Betrieb gehören in das Arbeitszeugnis. Das Zeugnis endet mit Angaben zum Ort, zum Datum und dem Namen des Unternehmens.
Die durch die exakten Vorgaben aufwändige Erstellung kann durch Softwarekonzepte rationalisiert werden und damit zur Optimierung der HR-Abteilung beitragen.

Software-Tools zur Optimierung von HR-Aufgaben

Softwarelösungen für Personal- und HR-Aufgaben werden vielseitiger und funktionsstärker. Einige Anbieter haben sich auf die Entwicklung und Verbesserung von Arbeitszeugnis-Software spezialisiert. Die Software-Werkzeuge sind inzwischen so ausgereift, dass schon in wenigen Klicks vollständige Zeugnisse erstellt werden können. Die aktuelle Version des Haufe Zeugnis Manager Premium 2017 ermöglicht die präzise und rechtssichere Erstellung. Die schon seit mehreren Jahren renommierte Software bietet eine Reihe von Tools, mit denen HR-Manager und Personaler in wenigen Schritten zum professionellen Arbeitszeugnis kommen.

So bietet der Zeugnis Manager Premium 2017 einen Textbausteinmanager, mit denen sich die Tätigkeitsbeschreibungen und Beurteilungen verwalten lassen. Mit Vorlagen, angepassten Formulierungen oder neu erstellten Bausteinen lassen sich die Textblöcke übersichtlich zusammenfügen. Die Gliederung folgt dem Zeugnisaufbau. Die Vorlagen lassen sich individualisieren und an verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter anpassen. Am Ende erhalten Arbeitnehmer ein angemessenes Zeugnis, das sämtlichen Anforderungen und Auflagen genügt.

Der Zeugnis Manager ermöglicht ebenso den Import bereits vorliegender Stammdaten von Mitarbeitern. Wenn die Daten etwa schon in einem ERP-System vorliegen, können sie über entsprechende Schnittstellen eingefügt werden. Damit entfällt die Notwendigkeit, die Daten erneut einzugeben. Die Eingabemaske für die Stammdaten ist damit schnell ausgefüllt, sodass sich Personalverantwortliche auf das Kernstück des Zeugnisses (Tätigkeitsbeschreibungen und Beurteilung) konzentrieren können. Ebenso ermöglicht die Software die Ausgabe englischsprachiger Zeugnisse inklusive Anpassung an internationale Vorgaben. Somit eignet sich das Tool auch für ausscheidende Mitarbeiter, die im Ausland weiterarbeiten möchten.